Sprawozdanie z działalności spółki to dokument, który podsumowuje aktywność firmy w danym roku obrotowym. Zawiera ono informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, a także o jej planach na przyszłość. Sprawozdanie jest cennym źródłem informacji dla inwestorów, interesariuszy i innych osób zainteresowanych działalnością firmy. Nie należy go mylić z elektronicznym sprawozdaniem finansowym – to dwa odrębne dokumenty podsumowujące sytuację finansową firmy za bieżący rok obrotowy.

Kto jest zobowiązany do złożenia sprawozdania z działalności spółki?

Do złożenia sprawozdania z działalności spółki zobowiązane są spółki kapitałowe, a także zarządy spółek komandytowo-akcyjnych. Obowiązek ten nie dotyczy mikro i małych przedsiębiorstw, jeśli spełniają dwa warunki:

  • zgromadzenie wspólników musi podjąć za pomocą uchwały decyzję o takim rozwiązaniu
  • oraz zebrać dane dotyczące nabycia udziałów własnych, które spółka przedstawi później w informacji dodatkowej albo jako uzupełnienie do bilansu.

Co powinno zawierać sprawozdanie z działalności spółki?

Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru sprawozdania. Jest to spowodowane faktem, że w różnych podmiotach, zobowiązanych do jego złożenia, muszą zostać ujęte różne obszary i finalnie może ono wyglądać nieco inaczej. Natomiast określa wykaz informacji, które powinno ono zawierać – art. 49 ustawy o rachunkowości mówi, że muszą to być co najmniej informacje o:

  • ważnych zdarzeniach, które miały wpływ na działalność spółki w danym roku obrotowym.
  • realizacji planów przedstawionych w sprawozdaniach z poprzednich lat.
  • planach na przyszły rozwój spółki.
  • profilu zatrudnienia w spółce, w tym o liczbie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz na umowy cywilnoprawne.
  • posiadanych przez spółkę udziałach własnych.
  • aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej spółki.
  • posiadanych przez spółkę oddziałach lub zakładach.
  • zwołanych nadzwyczajnych posiedzeniach zarządu.
  • instrumentach finansowych, z których korzysta spółka, w zakresie ryzyka i zabezpieczenia przed nim.

Opcjonalnie w sprawozdaniu można również zamieścić informacje o kluczowych wskaźnikach efektywności (KPI), a także o zagadnieniach pracowniczych i środowiskowych. Szczególnie kwestie środowiskowe oraz te dotyczące działań społecznie odpowiedzialnego biznesu wpływają na pozytywną ocenę podmiotu przez inwestorów.

Kto podpisuje sprawozdanie i gdzie je złożyć?

Sprawozdanie z działalności spółki podpisują wszyscy członkowie zarządu, pełniący funkcję w momencie składania dokumentu. Nawet jeśli członkowie ci są w zarządzie od niedawna i mają ograniczoną wiedzę o działalności spółki z poprzedniego okresu. Art. 203 § 3 kodeksu spółek handlowych daje możliwość zobowiązania odwołanego członka zarządu do przedstawienia sprawozdania z działalności spółki obejmującego okres, w którym pełnił funkcję członka zarządu. Odbywa się w to pod pewnymi warunkami, na żądanie obecnego zarządu. Gotowe i podpisane sprawozdanie z działalności spółki jest składane w formie elektronicznej do KRS.

Kiedy sporządzić i zatwierdzić sprawozdanie z działalności spółki?

Sprawozdanie z działalności spółki należy sporządzić i przedłożyć do zatwierdzenia przez walne zgromadzenie wspólników (termin na zatwierdzenie to 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego) i następnie złożyć. Niezłożenie sprawozdania z działalności spółki w terminie może skutkować nałożeniem kary pieniężnej na członków zarządu.

Więcej informacji na temat sprawozdania z działalności spółki można znaleźć w ustawie o rachunkowości oraz na stronie internetowej Krajowego Rejestru Sądowego.

Sporządzenie sprawozdania z działalności spółki może być jednak czasochłonne i skomplikowane, ze względu na interpretację zapisów wspomnianych dokumentów. Jeśli potrzebujesz wsparcia w stworzeniu takiego dokumentu, zapraszam Cię do współpracy.