KSeF i faktury PDF. Niewielka różnica, która może mieć kosztowne konsekwencje podatkowe.

Wraz z przygotowaniami do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców koncentrowało się przede wszystkim na aspektach technicznych wdrożenia nowych rozwiązań. Tymczasem coraz większą uwagę należy zwrócić również na sposób udostępniania faktur kontrahentom poza samym systemem.

W praktyce obrotu gospodarczego standardem jest przekazywanie kontrahentom wizualizacji faktur w formacie PDF. Takie dokumenty ułatwiają księgowanie, obieg dokumentów i bieżącą obsługę transakcji. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy treść pliku PDF nie jest identyczna z fakturą znajdującą się w KSeF.

 

Dlaczego zgodność dokumentów ma znaczenie?

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF fakturą będzie dokument wystawiony i przesłany za pośrednictwem systemu. To właśnie dane zapisane w KSeF będą stanowiły oficjalną treść faktury.

Jeżeli jednak przedsiębiorca przekaże kontrahentowi dodatkowy dokument PDF zawierający informacje różniące się od danych znajdujących się w systemie, mogą pojawić się wątpliwości co do charakteru takiego dokumentu.

Ryzyko dotyczy w szczególności sytuacji, gdy zmiany obejmują elementy mające znaczenie podatkowe, takie jak:

-wartość sprzedaży,
-kwota podatku VAT,
-zakres świadczenia,
-dane stron transakcji,
-daty związane z transakcją,
-informacje wpływające na rozliczenie podatkowe.

W skrajnych przypadkach organy podatkowe mogą uznać, że dokument PDF nie jest jedynie wizualizacją faktury z KSeF, lecz odrębnym dokumentem funkcjonującym w obrocie gospodarczym.

Skąd bierze się ryzyko podwójnego VAT?

Przepisy ustawy o VAT przewidują szczególne konsekwencje dla podmiotów, które wykażą podatek na dokumencie uznanym za fakturę.

Jeżeli organ podatkowy uznałby, że poza fakturą wystawioną w KSeF przedsiębiorca wprowadził do obrotu również drugi dokument spełniający funkcję faktury, mogłoby to prowadzić do sporów dotyczących obowiązku zapłaty wykazanego na nim podatku.

Choć każda sprawa wymaga indywidualnej oceny, już sama konieczność prowadzenia postępowania wyjaśniającego oznacza dla przedsiębiorcy dodatkowe koszty, ryzyko podatkowe oraz obciążenia organizacyjne.

Na co powinny zwrócić uwagę firmy?

Wdrożenie KSeF nie powinno ograniczać się wyłącznie do integracji systemów informatycznych. Równie istotne jest przeanalizowanie procedur związanych z obiegiem dokumentów.

W szczególności warto zweryfikować:

✅ sposób generowania plików PDF na podstawie danych z KSeF,

✅ zgodność danych prezentowanych kontrahentom z treścią faktury znajdującej się w systemie,

✅ procedury dokonywania korekt,

✅ rozwiązania stosowane przez dostawców oprogramowania finansowo-księgowego,

✅ procesy wymiany dokumentów pomiędzy działami księgowości, sprzedaży i IT.

KSeF to nie tylko technologia

Obowiązkowy KSeF jest jednym z największych projektów cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym. Jego wdrożenie wymaga jednak nie tylko przygotowania technologicznego, ale również odpowiedniego zarządzania ryzykiem podatkowym i organizacyjnym.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nawet pozornie drobne różnice pomiędzy danymi zapisanymi w systemie a dokumentami przekazywanymi kontrahentom mogą prowadzić do niepotrzebnych sporów z organami podatkowymi.

Dlatego już dziś warto przeprowadzić audyt procesów związanych z fakturowaniem oraz zweryfikować, czy stosowane rozwiązania zapewniają pełną zgodność dokumentów funkcjonujących w organizacji.