W Polsce wkrótce wejdą w życie obowiązkowe e-Doręczenia. To oznacza rewolucję w komunikacji z urzędami. To oznacza również, że przedsiębiorcy muszą dostosować się do nowych przepisów. Tym bardziej, że nieprawidłowości w korzystaniu z e-Doręczeń wiążą się z poważnymi konsekwencjami. Ostatecznym terminem, od którego musimy być gotowi na zmiany jest 1 kwietnia i wcale nie jest to wiosenny żart. Co w takim razie warto wiedzieć o systemie e-Doręczeń?
Czym właściwie są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru. Wdrożenie systemu e-Doręczeń ma na celu usprawnienie i przyspieszenie komunikacji między przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. Docelowo ma zastąpić dotychczasowe tradycyjne formy: korespondencję papierową oraz system elektronicznych skrzynek podawczych, tzw. ePUAP.
Kogo i kiedy obejmie obowiązek korzystania z nowej formy komunikacji?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i obejmie je od 1 kwietnia 2025 roku. Od tej daty cała korespondencja z urzędami musi być prowadzona poprzez ten system komunikacji i będzie to bezpłatne. Firmy zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. będą miały obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 października 2026 roku.
To już obowiązuje – firmy, które aktualnie rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS obejmuje już obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji.
Co zrobić, aby przygotować się na wdrożenie nowego systemu?
Założyć i aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń. Do jej obsługi wyznaczyć administratorów, a także wdrożyć odpowiednie procedury obsługi korespondencji elektronicznej. Zapoznać się z przepisami dotyczącymi e-Doręczeń i na bieżąco śledzić aktualizacje w tym temacie.
Ważny wyjątek. Do końca 2028 roku z obowiązku wysyłania i odbierania korespondencji są zwolnione sądy w Polsce. W tym przypadku nadal będziemy korzystać z dotychczasowych form wymiany korespondencji.
Kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia systemu e-Doręczeń
Jak każda cyfryzacja procesu wymiany informacji, tak też ta oznacza szybszą i bardziej efektywną komunikację z urzędami – oszczędzimy czas i koszty. Zyskujemy bezpieczeństwo i pewność dostarczenia dokumentów, jednak tylko w przypadku właściwego przygotowania się do nadchodzących zmian. Jeśli wyślemy pismo niewłaściwym kanałem komunikacji, lub też nie przygotujemy na czas adresów e-doręczeń, co uniemożliwi przekazanie pisma, może to spowodować po prostu niedotrzymanie terminów dostarczenia korespondencji. Dotkną nas wszystkie negatywne skutki braku dostarczenia pisma. Dodatkowo nieprzygotowanie się na zmiany na czas może wiązać się z karą finansową.
Radca prawny, Członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie (2012), doradca podatkowy członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych (2004), absolwentka Wydziału Prawa Uniwersytetu Jagiellońskiego (1998), studiów podyplomowych w dziedzinie prawa podatkowego w Szkole Głównej Handlowej (2000) oraz prawa nowoczesnych technologii na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie (2016). Założycielka kancelarii Law&Technology.
