Przedmiot umowy.

Umowy IT na ogół są obszerne, dlatego też konieczne się staje odwołanie do załącznika zawierającego dokumentację techniczną. Metodologie programowania są różne, warto więc pochylić się nad opisaniem przedmiotu umowy.

Przedmiotem umowy może być docelowe oprogramowanie, ale też wykaz funkcji, które mają być dostępne dla użytkownika. Każda metodologia wymaga indywidualnego podejścia. Istnieją takie jak agile, która w swojej istocie wymaga dużej elastyczności, zbyt dokładnie opisany przedmiot umowy nie służyłby współpracy. W tym wypadku opis przedmiotu musi być ogólny, elastyczny i przygotowany na modyfikację zgodną z oczekiwaniami zamawiającego. Niemniej, tak jak napisałam wcześniej, każda metodologia i każda umowa rządzi się swoimi prawami.

Wynagrodzenie.

Wynagrodzenie za prace programistyczne wskazane w umowie może być liczone według stawki godzinowej lub dziennej lub ryczałtowe, w zależności od czynności, które należy wykonać i czasu koniecznego do przygotowania przedmiotu umowy.

Trzeba tu zaznaczyć, że ryczałt jest zdecydowanie korzystniejszy dla zamawiającego, a pozostałe formy dla wykonawcy. Stosuje się również mieszany model wynagrodzenia, np. wynagrodzenie bazowe+ nadgodziny lub pracę w dni wolne.

Wypłata wynagrodzenia zależy od umowy między stronami. Może być wypłacona po odbiorze projektu lub po realizacji etapów. Często spotykam też rozliczenie za prace wykonane w danym miesiącu. To rozwiązanie preferuję wykonawcy.

Wypłata najczęściej następuje na podstawie wystawionej faktury lub rachunku w ustalonym terminie.

Prawa autorskie.

Istnieją dwie kategorie praw autorskich – osobiste i majątkowe.

Prawa osobiste definiują więź twórcy z utworem, są niezbywalne i nieograniczone w czasie. Strony mogą umówić się, że twórca nie będzie ich wykonywał, ale nie ma możliwości przeniesienia autorskich praw osobistych na inną osobę.

Autorskie prawa majątkowe są zdecydowanie bardziej skomplikowane. Definiują one dopuszczalny zakres komercyjnego korzystania z utworu poprzez określenie poszczególnych pól eksploatacji.

Najczęściej w takich umowach mamy podział na sekcję dotyczącą praw autorskich związanych z programami komputerowymi i sekcję poświęconą innym utworom.

Pola eksploatacji koniecznie należy wyczerpująco wymienić w umowie. Nie ma tu miejsca na domniemanie.

Oczywiście nie zawsze mamy przeniesienie praw autorskich, strony mogą ustalić, iż zamawiający będzie korzystał z utworów na zasadzie licencji.

Zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ustalenie zasad współpracy drogą mailową bez formy pisemnej  może bardzo skutecznie uniemożliwić zamawiającemu wykorzystanie stworzonego przez programistę dzieła, szczególnie jeżeli planował nabycie prawa autorskich.

Rozwiązaniem tego problemu może być kwalifikowany podpis elektroniczny zastępujący formę pisemną zwykłą (zgodnie z art. 78(1z0 k.c.).

Odbiór, zgłoszenie i uwzględnienie poprawek

Zdecydowanie w umowie należy także ustalić harmonogram praca oraz sposób i termin dokonywania odbiorów  prac, jak również możliwość zgłoszenia poprawek przez zamawiającego wraz z  terminem na ich uwzględnienie. Takie postanowienie pozwoli nam dokładnie określić, kiedy daną fazę można uznać za „skończoną” i kiedy można wystawić fakturę.

Warto pochylić się również nad karami umownymi. Ich wprowadzenie do umowy skutecznie działa jako motywator do np. terminowego oddania danego etapu lub naniesienia poprawek przez wykonawcę.

Formy umów cywilnoprawnych

Najczęściej spotykaną umową, którą zawiera się na prace programistyczne to umowa nienazwana (art. 353(1) k.c.).

Jest to umowa zawierająca zarówno postanowienia charakterystyczne dla umowy o dzieło jak i zlecenia. W jakich proporcjach to już zależy od ustaleń stron.

Skuteczne zabezpieczenie dla zamawiającego

Przede wszystkim należy zadbać o zachowanie poufności. Twoje KNOW HOW jest Twoim kapitałem. To strategiczne dane firmy, które nigdy nie powinny trafić w niepowołane ręce. W tym celu można wprowadzić do umowy klauzulę poufności.

Taka klauzula powinna zawierać:

• precyzyjne zidentyfikowanie informacji uznanych za poufne;
• standard ochrony pozwalający jednoznacznie określić czy informacje zostały ujawnione;
• określenie, jakiego rodzaju działania lub zaniechania uważa się za naruszające zakaz;
• czas trwania zakazu poufności;
• sankcję za naruszenie poufności (najczęściej będzie to kara umowna i możliwość natychmiastowego zakończenia współpracy).

Warto pomyśleć również o zakazie konkurenci i jasno określić w umowie, czy zgadzasz się na skorzystanie przez programistę z podwykonawcy. Określ też jasne zasady tego podwykonawstwa.