Dobra umowa handlowa stanowi kluczowy element udanej transakcji biznesowej. Często jednak spotykam się z sytuacją, w której przedsiębiorca nie wie, jak taką umowę sporządzić oraz co powinno się w niej znaleźć. Każda taka umowa wymaga indywidualnego podejścia i sprawdzenia wszelkich aspektów, które mogą mieć wpływ na jej późniejszą realizację. Jednak można wskazać pewne elementy stanowiące niejako filary umowy handlowej. Poniżej przedstawiam kilka – moim zdaniem – najbardziej istotnych.

Klarowność i przejrzystość

Każda umowa powinna być napisana w sposób zrozumiały dla wszystkich stron, najlepiej nie przesadzać z prawniczym żargonem. Klarowne wpisanie do umowy istotnych dla stron kwestii   ułatwia jej zrozumienie, co w przyszłości może ograniczyć spory. Klarowność i przejrzystość zapisów w umowie służy obydwu stronom umowy, a także zapobiega nadinterpretacjom dokumentu.

Prawa i obowiązki stron oraz przedmiot umowy

Każdy aspekt umowy powinien być jasno określony, zaczynając od praw i obowiązków stron oraz przedmiotu, dla którego strony zawierają umowę. Mówiąc wprost, powinniśmy szczegółowo określić kto z kim, w jakim zakresie i w jakim celu zawiera umowę. W praktyce często widzę umowy, w których nie ma jasno określonego przedmiotu umowy. A to właśnie przedmiot umowy może decydować o tym, czy mamy np. do czynienia z umową zlecenia, czy umową o dzieło, a w konsekwencji o tym, czy taką umowę należy objąć obowiązkiem

Sposób rozliczenia i płatności

Postanowienia dotyczące kwestii finansowych są szczególnie istotne dla stron umowy. Zawsze należy adekwatnie określić cenę towaru czy usługi będących przedmiotem umowy. Ponadto jasno określić sposób oraz termin zapłaty. Nie rekomenduję wpisywania do umowy rozbudowanych postanowień dotyczących podatku VAT. W tym zakresie obowiązują przepisy prawa. Zwykle wystarczy po prostu wskazać, iż do wynagrodzenia netto dodany zostanie podatek VAT w wysokości wynikającej z przepisów prawa. Jeżeli strony chcą, inaczej niż wynika to z przepisów, uregulować kwestię odsetek, także warto wpisać takie postanowienie do umowy.

Warunki rozwiązania umowy

Dobra umowa powinna obejmować postanowienia dotyczące możliwości jej wcześniejszego rozwiązania, czy też rozwiązania umowy na skutek okoliczności niezależnych od stron umowy, a które mogą skutkować problemami w jej realizacji.

Zasady poufności i ochrony danych

W przypadku udostępniania w trakcie realizacji umowy informacji poufnych lub danych osobowych, istotne jest także zawarcie w umowie postanowień  dotyczących zasad poufności oraz odpowiednich, obligatoryjnych postanowień dotyczących ochrony danych osobowych wynikających z przepisów prawa.

Zasady odpowiedzialności

W umowie powinny znaleźć się także postanowienia dotyczące odpowiedzialności stron na wypadek niewykonania umowy.  Częstym elementem są także kary umowne. Z mojego doświadczenia wynika, iż ten fragment bez względu na charakter zawieranej umowy jest zwykle najdłużej negocjowanym jej elementem. Nie warto jednak przepisywać oklepanych formułek z dostępnych w Internecie umów, a zastanowić się jakie faktyczne szkody poniesie przedsiębiorca podpisujący umowę w razie jej nienależytego wykonania. Możliwość wystąpienia tych potencjalnych szkód warto zabezpieczyć w umowie.

Umowa to narzędzie dobrej współpracy

Pamiętaj, że dobra umowa ma służyć współpracy, a nie ją utrudniać. To nie tylko kartka papieru, ale przede wszystkim narzędzie do stosowania między stronami. Jeśli masz pytania dotyczące zawartości umów handlowych, serdecznie zapraszam do współpracy.